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El bisturí del gerente veterinario
(El Blog para veterinarios)

Productividad del Gerente

(29/03/2015)

¿Qué hago para conseguir mis objetivos y no volverme loco?

INTRODUCCION

 

Los veterinarios dueños de clínicas solemos tener un problema, somos pluriempleados. En muchas ocasiones no somos conscientes de nuestro segundo trabajo. Nos centramos en nuestra actividad clinica y si al final del día la caja está bien, ¡estupendo!. Y esperamos que por nuestro buen hacer los clientes sigan viendo igual. El problema es que en este mundo todo puede cambiar y como bien nos ha enseñado los años de crisis, los ingresos pasados no son garantía de los futuros. En general se ha descuidado el segundo trabajo (que en algunos casos debería ser el primero) que es el de ser gerente de nuestras clínicas.

 

El papel del gerente es utilizar tan eficientemente como sea posible los recursos a su disposición a fin de obtener el máximo posible de beneficio de los mismos. En otras palabras, maximizar la utilidad productiva de la clínica veterinaria mediante la administración moderna de la organización, centrada en la estrategia y enfocada en las necesidades del cliente. Entonces ¿qué debe hacer un gerente?

 

Planificar: Es el proceso que comienza con la visión de nuestro negocio; su misión; fijar objetivos y las estrategias todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis DAFO y CAME). La planificación abarca el largo plazo (de 5 años a 10 ó más años), el mediano plazo (entre 1 año y 5 años) y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual más detalladamente. La planificación, que se utiliza para combinar los recursos con el fin de planear nuevos proyectos que puedan resultar redituables para la empresa, en términos más específicos nos referimos a la planificación como la visualización global de toda la empresa y su entorno correspondiente, realizando la toma de decisiones concretas que pueden determinar el camino más directo hacia los objetivos planificados

 

Organizar: Responde a las preguntas de, Quién? Va a realizar la tarea, implica diseñar el organigrama de la clínica definiendo responsabilidades y obligaciones; Como? Se va a realizar la tarea; Cuando? Se va a realizar; mediante el diseño de Proceso de negocio, Cursogramas que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar para así obtener un mayor rendimiento y tener más posibilidades de obtener resultados.

 

Dirigir: Es la influencia, persuasión que se ejerce por medio del Liderazgo sobre el personal para la consecución de los objetivos fijados. Implica un muy elevado nivel de comunicación por parte de los gerentes con los empleados, y esto nace a partir de tener el objetivo de crear un ambiente adecuado de trabajo con conocimiento de los objetivos que se quieren alcanzar y , de este modo, aumentar la eficacia del trabajo de los empleados aumentando la rentabilidad de la empresa

 

Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión. De este modo se podrá cuantificar el progreso que ha demostrado el personal empleado en cuanto a los objetivos que les habían sido marcados desde un principio

 

¿QUE ES PRODUCTIVIDAD?

 

¿Te ocurre algo parecido a esto?

  • No conseguir hacer todo lo programado
  • Jornadas laborales que se alargan mas de lo debido
  • No poder hacer nada más "que el trabajo de la clinica"
  • Poco tiempo para estar con familia o amigos
  • Estrés `por la sensación de no llegar a todo

 

Quizá lleves poco tiempo con la clinica,  estés solo con tu auxiliar y hay que trabajar mucho para sacar el negocio adelante. O bien tengas un hospital con mucho personal y problemas complejos además de tener que operar casos graves. El dia tiene pocas horas para poder hacer todo lo que quieres para mejorar el negocio. Pues bien, en ambos casos algo falla.

Cuando hablamos de productividad del gerente...¿a qué nos referimos? Podría parecer que sería hacer el máximo de cosas en el menor tiempo posible gestionando bien el tiempo. Sin embargo, la productividad como gerente de tu clinica veterinaria sería conseguir tus objetivos. ¿hablamos solo de los objetivos de tu clinica? NO. Eres una persona y el trabajo es una parte de tu vida, no toda tu vida. Lo que hagas en tu vida repercutirá en el trabajo y lo que hagas en el trabajo repercutirá en tu vida. Por lo tanto estamos hablando de todos tus objetivos, aunque nos centremos fundamentalmente en los laborales. El mantener un equilibrio adecuado entre los tres aspectos de tu vida (personal-familiar-laboral) es fundamental para ser feliz y mantener a raya el estrés.

 

 

MANOS A LA OBRA

 

Existen muchos sistema de trabajo, productividad y gestión del tiempo. No es el objetivo de esta ponencia el enseñaros un método en concreto sino las cosas que en estos años me han servido a mí en mi día a día. Si queréis una recomendación para hacer un cambio profundo mi primera opción sería  el método GTD Getting Things Done (GTD). Es un método de gestión de las actividades basado en el título de un libro de David Allen que en español se ha titulado Organízate con eficacia.

 

Creo que existen 4 aspectos clave para conseguir ser más eficaces en la gestión, de los cuales vamos a dar unos trucos o aspectos que considero importantes:

  • Planificar
  • Gestionar
  • Operativa
  • Cambiar

 

PLANIFICAR

 

La planificación es la base de todo lo demás. No hay nadie que de más vueltas que el no sabe dónde va.  Es muy frecuente que los veterinarios hagamos cosas de manera reactiva, es decir, tengo un problema y le busco una solución.  Sin embargo, es mucho más útil y productivo, empezar por el principio, es decir, donde quiero estar y a partir de ahí qué pasos debo dar para llegar a mi meta.

Simplifica: según la ley de Pareto el 20% de lo que hacemos produce el 80% de los resultados. debemos centrarnos en aquellos aspectos que son más productivos. Desde mi punto de vista marketing y RRHH. Al final esos son los que nos dan de comer.

Céntrate en tus objetivos: debemos hacer las cosas que van a encaminarnos a nuestros objetivos. puede que tengas una tarea que te resulte atractiva o que sea un compromiso, pero si no está alineada con tus objetivos, simplemente no la hagas.

Di no: Decir no, nos cuesta mucho, pero es la única manera de que hagamos lo que nosotros quereos en vez de hacer lo que quieran los demás.

Trabaja con una agenda definida:  Apunta lo que vas a hacer y cuando lo vas a hacer, aunque no te olvides que es bueno dejar tiempo para imprevistos. Una agenda cuadrada 24 horas al dia en una clinica veterinaria simplemente no funciona. Debes saber que es lo que vas a hacer, no sentarte delante de tu puesto de trabajo y pensar, ¿qué hago ahora?

Haz una agenda semanal: Tu agenda semanal son los objetivos que esperas conseguir en la próxima semana

Haz tu agenda diaria: Te recomiendo hacerlo cunado estes tranquilo para tu día siguiente. Te permitirá estar enfocado a lo que quieres conseguir. Como veterinarios en muchas ocasiones tendrás tu agenda de consultas o cirugías y tu agenda como gerente. No permitas que la primera se coma la segunda.

 

GESTIONAR

 

Debemos ser conscientes de 3 puntos clave:

  • No podemos hacer todo lo que queremos
  • No controlamos el 100% de nuestra agenda
  • No podemos recordarlo todo

 

Priorizar: Entre lo que debemos hacer, seleccionaremos lo más importante y/o urgente.

 

 

Delegar: Todo lo que no sea importante o que pueda hacer otro debemos delegarlo. Puede ser a alguien de nuestro equipo o a alguien externo. Si estás empezando, lo siento mucho, te toca a ti todo. Delegar no es abandonar por completo, ya que en ocasiones nos exigirá supervisar, pero siempre será mucho menos supervisar que hacerlo uno todo. Además implica Confiar, en aquellas personas en las que hemos delegado. Si tenemos la duda, esos asuntos seguirán martilleando nuestra cabeza y  os impedirán centrarnos en lo importante.

Apunta: Nuestro cerebro no recuerda todo. es fundamental que apuntes lo que se te ocurre o las tareas que tenemos que hacer. Así por un lado no se nos olvida esa gran idea que hemos tenido ni una tarea se nos olvida, nos martillea en el cerebro y nos despista de lo que estamos haciendo.

 

OPERATIVA

 

Comprueba tu lista de tareas para hoy: las hemos planificado ayer. Después de las actividades de inicio del día (deporte, leer la prensa, un reparador desayuno) lee tu lista de tareas y que tu cerebro se centre en lo que vas a hacer.

Tu lista es de resultados o de cosas muy concretas: La lista de tareas nunca debe ser cuestiones generales como "preparar reforma de local". No debemos confundir proyectos y tareas. los proyectos se componen de múltiples tareas individualizadas

Luchar contra los ladrones de tiempo: Cuando nos dedicamos a gestión desconéctate de internet, apaga el teléfono, di a tus colaboradores que no te molesten. Mantén tu espacio de trabajo limpio y ordenado. Mira el email 2 veces al dia y nunca a primera hora. Si no has quitado el cable de Red de tu ordenador, al menos apaga la notificación de mensaje entrante. Cualquier cosa que suene, pite o haga ring para reclamarte debería estar apagado o no estar donde estés tú.

Aprovecha las primeras horas útiles del día: Si tu horario es comercial, tienes unas horas excelentes para sacar asuntos importantes adelante antes de abrir la clinica. Si puedes, compénsatelas con horas o días libres.

Empezar primero por lo más importante: No importa que no sea lo más divertido. Trabajas para conseguir tus objetivos y lo mas importante lo es porque esta alineado con tus objetivos. No te pierdas con pequeñas tareas o cosas más entretenidas. Por supuesto, y como he dicho antes, nunca abras el mail.

Hacer una sola cosa hasta el final: Y si es muy larga dividirlo en metas parciales, p.e. dedicar 2 bloques de trabajo de 50 minutos a mi charla del GTA". No me gusta dividir las tareas por bloques de días (lunes marketing, martes RRHH, miércoles números....).

Quítate las pequeñas cosas: Utilizo los tiempos entre consultas, después de quirófano, etc., para quitarme de encima esas tareas que duran menos de 5 minutos., o bien en bloques cuando mi energía baja y no me siento capaz de abordar tareas que necesitan mucho de mí.

 

CAMBIAR

El objetivo final es conseguir nuestros objetivos. Si hacemos siempre lo mismo obtendremos los mismo resultados. Con lo cual, necesitamos cambiarnos a nosotros mismos para hacer las cosas de otra manera.

Genera Hábito: La motivación es la que nos hace empezar las cosas, pero es el hábito el que consigue que las terminemos. Para generar una hábito debemos hacer algo entre 3-4 semanas.  A partir de ese momento, lo interiorizamos y no hace falta pensar en hacerlo, saldrá solo.

Dedica el 100 % de tu ser a lo que estés haciendo: Si estás trabajando, pon todo tu ser en el trabajo, pero si estas en casa con la familia, no pienses en el trabajo. Disfruta tu ocio al 100%.

Lucha contra la procastinacion: Nuestro cerebro considera que las recompensas futuras son algo intangible y que la satisfacción inmediata es más importante. Hay 2 trucos para luchar contra la procrastinación:

  • la microtarea: Ponernos pequeñísimas tareas de algo que no nos apetece. Hacer  todo el plan de marketing de la clinica puede ser una montaña enorme de subir. Llamar para pedir presupuesto para lo flyer es mas asequible
  • Ponerme 5-10 minutos. Si me pongo 10 minutos, en ocasiones seguiré ya que me he puesto. Si no continúo,  al menos he conseguido mi objetivo de poner 10 minutos.

 

 

 


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Categorías: Desarrollo Personal, Estrategia, Finanzas, General, Gestión, Legal, Marketing, Nuevas Tecnologias, Productividad, RRHH, | Etiquetas: productividad,

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